Zeven Valkuilen bij SharePoint-migraties

Kies je een FastTrack- of een QualityTrack-migratie? Met de steeds verdergaande acceptatie van SharePoint Online krijgen we veel vragen naar de beste migratieaanpak. Om te helpen bij het maken van de juiste keuzes voor een migratie heb ik in dit blog zeven valkuilen op een rijtje gezet.
Valkuil 1: Een SharePoint-migratie is complex
Valkuil 2: Wat doen we met de Inhoud?
Valkuil 3: Wat doen we met maatwerk?
Valkuil 4: Wel of geen design?
Valkuil 5: Gebrek aan betrokkenheid
Valkuil 6: Werken zonder gedegen planning
Valkuil 7: Onderschatten van de noodzaak van testen

“Zeven Valkuilen bij SharePoint-migraties” verder lezen

Microsoft Inspire tweets

Hieronder de recente tweets over Microsoft Inspire.

Geen HTML code in berekende kolom SharePoint

No More HTML In Calculated Column

Als SharePoint en Office 365 consultant wil je snel en op een gebruiksvriendelijke manier je opdrachtgever helpen. Daarbij schuw je de mogelijkheden om niet te programmeren niet. Tja, je bent immers geen ontwikkelaar maar een consultant. Om het gewenste resultaat te behalen gebruik (misbruik) je de aangeboden mogelijkheden. Bijvoorbeeld het gebruik van HTML code in een berekende kolom in SharePoint. Maar helaas gaat Microsoft deze mogelijkheid verwijderen uit SharePoint. In Office 365 is het wordt er geen mogelijkheid meer geboden om dit aan te zetten.

Op SharePoint on-premise kan via een PowerShell script de “blokkade” omzeilt te worden.

Voor meer informatie klik op 1 van de onderstaande linkjes.

https://support.microsoft.com/en-us/help/4032106/handling-html-markup-in-sharepoint-calculated-fields

https://sharepoint.stackexchange.com/questions/218102/microsoft-just-blocked-handling-html-markup-in-sharepoint-calculated-fields-ho

Werkervaring Rik Dobbelsteen

2012

2015
SharePoint Consultant – GAC Business Solutions te Oirschot
Inhoud van functie: Het adviseren, ondersteunen, implementeren en beheren van SharePoint oplossingen. Daarnaast het ondersteunen van sales in gesprekken en opzetten van demo omgevingen.
Klanten: dienstverleners, groothandel, productie en zorginstellingen
gac.gif
2012 Functioneel Analist – V.C.N. Verzekerings Combinatie Nederland BV
te Nuenen

Inhoud van functie: Het leiden, begeleiden en uitvoeren van processen, conversie trajecten voor bestaande en nieuwe ASP-kantoren en standaardisatie van Veldsink adviesgroep kantoren.
Klanten: Intermediairs en Veldsink adviesgroep kantoren
vcn.gif
2007

2011
Project manager – Axsys Netherlands B.V. te Schijndel (Huidige bedrijfsnaam bpo-axsys bv)
Als project manager verantwoordelijk voor het beheren en opzetten van projecten ten behoeve van procesverbetering, -optimalisatie, beheersen van managementsystemen en vastlegging met behulp van Microsoft SharePoint of Manual Master. Tevens het uitvoeren van audits op bestaande en opgezette managementsystemen binnen organisaties. Klantenkring: Academische ziekenhuizen, zorginstellingen, groothandel, productie, transport & logistiek –Referentie: Jan Albracht
bpoaxsys.gif
2006

2007
Catharina-ziekenhuis te Eindhoven
Opdracht: het beschrijven van de administratieve organisatie voor het decentraal bestellen middels scannen en het implementeren van maatwerk programmatuur Oracale – Referentie: Kojan Wilmsen
cz.gif
2005

2006
Junior Contraller – deBeheerder B.V. io / BASH B.V. te ‘s-Hertogenbosch/Boxtel
Financiële administratie en ICT-helpdesk. In kaart brengen van debiteuren. – Referentie: Eltjo Reijenga &
Joost de Niet
debeheerder.gif
2004

2005
Medewerker verkoopadminsitratie – Autobedrijf Van den Udenhout B.V. te ‘s-Hertogenbosch
Verkoopadministratie en financiële administratie. Het beschrijven en ontwikkelen van werkprocessen voor de verkoopadministratie. – Referentie: Ben van Hornsveld
udenhout.gif
2003

2004
Assistent Accountant – Witlox VCS te Breda
Het maken en samenstellen van jaarverslagen, jaarrekeningen en bijbehorende werkzaamheden – Referentie: Christiaan van Herwijnen
witlox.gif
2001 Schadebehandelaar – ING Bank Assurantiën te Amsterdam
6 maanden werkzaam op schadeafdeling. Afhandelen en verwerken van schademeldingen.
ing.gif

 

Werkervaring; Stage
2000

2001
ING Bank Assurantiën te ‘s-Hertogenbosch
Stage van 40 weken. Werkzaamheden omtrent sluiten en beheren van verzekeringen
1998 Van Roosmalen Assurantiën te Sint-Michielsgestel
Stage van 10 weken. Alle werkzaamheden omtrent sluiten en beheren van verzekeringen

Bestanden delen via OneDrive op Yammer

Yammer

Wist je dat Yammer nu de mogelijk heeft om direct bestanden van je OneDrive for Business te selecteren en te delen.

Maar ook bestanden die geüpload zijn op Yammer zelf kunnen opnieuw geselecteerd worden. Maar uiteraard is het ook altijd nog mogelijk om een bestand te uploaden. Ik vind het een mooie nieuwe toevoeging.

Yammer Select File Upload
Yammer Select File Upload
Yammer File Upload
Yammer File Upload

Hyperlink via een calculated column

Binnen een huidig project werd gevraagd of we een hyperlink in de project lijst konden opnemen. Normaal gesproken is dat geen enkel probleem. Echter bevindt de project site zich onder een andere sitecollection. De project lijst wordt gevuld vanuit Microsoft Dynamics NAV. Het uitrollen van de sites gebeurd volgens een identieke opbouw. Dus we kunnen op die manier een hyperlink creëren die verwijst naar de juiste project site. Het is uiteraard ook mogelijk om een hyperlink te maken naar een andere site op basis van aanwezige data in de lijst item.
“Hyperlink via een calculated column” verder lezen

SharePoint CSS bestand toevoegen

Zo nu en dan wil je gewoon net iets meer toevoegen aan je SharePoint omgeving. Zoals bijvoorbeeld twee aangepaste CSS bestanden. Je kunt de CSS bestanden inderdaad toevoegen aan een master page. Maar dat is eigenlijk niet de manier om het te doen. Dus maak een kopie van de master page die je wil gebruiken en voeg dan het CSS bestand toe.

Toevoegen van custom CSS bestand

<head>
<sharepoint:cssregistration ID="CssRegistration01" Name="Themable/oslo.css" runat="server" EnableCssTheming="true">
</sharepoint:cssregistration>
<sharepoint:cssregistration ID="CssRegistration02" Name="/sites/nl/SiteAssets/StyleTopOfPage.css" runat="server" After="oslo.css">
</sharepoint:cssregistration>
</head>

Wat is CSS?
CSS staat voor  Cascading Style Sheets
Meer info >> Wikipedia

SharePoint Online toevoegen als een netwerk map

FileShareHet inzetten van SharePoint als een DMS (Document Management System) zorgt voor organisaties dat documenten eenvoudiger te beheren zijn. Dat wil zeggen dat documenten middels een goed ingerichte Document omgeving in SharePoint documenten gevonden kunnen worden. Maar ook voorzien worden van versiebeheer en relevante metadata. Om de migratie van grote hoeveelheden documenten te kunnen realiseren en voorzien van juiste en meest volledige metadata is het raadzaam om hiervoor tooling te gebruiken. Voor kleine hoeveelheid aan documenten kan men gebruik maken van de Windows Explorer knop in de bibliotheek. Het is alleen vervelend om steeds in te loggen en de Explorer knop te zoeken. Daarbij is het dus mogelijk om drag-and-drop toe te passen. Na wat zoek en speur werk op internet heb ik een site gevonden waar relevante content op staat. Warempel het functioneert. Koppelen van SharePoint online bibliotheek als een netwerk map vereist dat we enkele aanpassingen maken in Internet Explorer. Doorloop de volgende stappen om een SharePoint Online bibliotheek te koppelen als netwerk map. “SharePoint Online toevoegen als een netwerk map” verder lezen

Delen SharePoint site met externe gebruikers

CollaborationSharePoint is het ideale platform om gegevens te delen. Microsoft heeft het in Office 365 (SharePoint Online) nog eenvoudiger gemaakt om gegevens te delen met externe. Voor we externe gebruikers SharePoint Online toegang gaan geven dienen we te weten wat nu een externe gebruiker is kunnen gaan Microsoft heeft een duidelijk beleid wat nu een externe gebruiker is.

Op de site zegt Microsoft het volgende daarover:

Wat is een externe gebruiker?

Een externe gebruiker is een persoon die toegang tot uw SharePoint Online-site is verleend, maar die geen gelicentieerde gebruiker binnen uw organisatie is. Externe gebruikers zijn gebruikers die geen werknemer, contractant of lokale vertegenwoordigers voor u of uw dochterondernemingen zijn. (Volledig artikel)

Hiermee geeft Microsoft aan dat men met gebruikers buiten de organisatie mag en kan werken. Het inrichten van een site voor klanten om documenten en informatie te delen is toegestaan en mogelijk. Het is dus even goed mogelijk om lijsten en bibliotheken te delen. Het delen van site gaat niet zomaar. Binnen de “centeral administration” van SharePoint Online binnen Office 365 dient men aan te geven of een site met externe gedeeld mag worden.

Uiteraard zijn er beveiligings aspecten die Microsoft heeft ingebouwd in SharePoint Online voor het delen van gegevens. Zo is het mogelijk om op document niveau externe gebruikers toegang te geven. Dat wil zeggen dat zij niet direct toegang hebben tot overige documenten in de bibliotheek. De gebruiker hoeft indien vooraf aangegeven niet geverifieerd te worden. Dit geeft direct wel een risico. Het is hiermee mogelijk dat de externe gebruiker de link ook naar derde kan sturen. Als een gebruiker geverifieerd dient in te loggen om een document te zien of bewerken dient de gebruikt te beschikken over een geldig Microsoft Account (Live-ID). Indien de gebruiker voor de 1ste keer inlogt onthoudt SharePoint dat de gebruiker met dat Microsoft Account het document met zien of bewerken.